人(ren)類是群居動(dòng)物(wu)，活在社會(huì)上(shang)，就需要無(wú)時(shí)無(wú)刻的與他(ta)人溝通，去配(pei)合他人，或是讓他人配合自己的工作。很多時(shí)候，個(gè)體的效率低，問(wèn)(wen)題不是出現(xiàn)在(zai)執(zhí)行力，而是往往選擇了(le)錯(cuò)誤的(de)溝通工具及溝通方式(shi)，導(dǎo)致反反復(fù)(fu)復(fù)，拖沓不前，傷己擾民，最終(zhong)耽誤一個(gè)團(tuán)隊(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。
此篇文章是(shi)筆者之前(qian)工作的感悟與總結(jié)，也(ye)是原來(lái)帶兵經(jīng)常講的一個(gè)(ge)環(huán)(huan)節(jié)(jie)，經(jīng)驗(yàn)之談，希望對(duì)職場(chǎng)(chang)人員有所幫助。
時(shí)(shi)間是你的(de)工具，溝通(tong)渠(qu)道與溝通方式亦是你的工具，合(he)理利用及分配你的工具，你就是人生時(shí)間管理的藝術(shù)大師(shi)。
大家(jia)基本上都(dou)聽(tīng)說(shuō)過(guò)“溝通漏斗”，人們?cè)跍贤〞r(shí)，用言語(yǔ)表達(dá)心里的100%的內(nèi)容時(shí)(shi)，講出(chu)來(lái)(lai)便只(zhi)剩下80%，而當(dāng)這80%的內(nèi)容進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知(zhi)識(shí)背景等差異化的原因，便(bian)只留存了60%。實(shí)際上，真正被別人理解了、消化了的消息大概只有40%。另外，我(wo)們(men)自己也經(jīng)常能體會(huì)到，郵件里溝通幾天的事情，電話幾十(shi)分鐘就(jiu)解決了，電(dian)話里幾十(shi)分鐘也說(shuō)不清楚的事情，面(mian)談幾分鐘就解決了?？梢?jiàn)選擇(ze)溝通工具的重(zhong)要性。因(yin)此，我為大家分析一下目前(qian)身邊能接觸到的各種溝通工具的利弊，及建議的使用方式，審時(shí)度勢(shì)(shi)，物盡其用，一來(lái)規(guī)避(bi)溝通漏斗帶來(lái)(lai)的信息出(chu)入，二(er)來(lái)提(ti)高個(gè)人及團(tuán)隊(duì)(dui)的綜合作戰(zhàn)(zhan)效(xiao)率。
面談(tan)
面談(tan)溝通是(shi)效(xiao)率最高(gao)的溝通形式。人們?cè)跍贤ǖ臅r(shí)(shi)候，文字部分(fen)傳達(dá)(da)的信息不到總量的10%，而語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)中包含的信息量為30%，更大一部(bu)分則在于雙(shuang)方(fang)的眼神、表情、肢(zhi)體語(yǔ)言等。只有在面(mian)談的時(shí)候，雙方才可以全(quan)方位的交流，也是建立雙(shuang)方情感信任(ren)最好的方式(shi)。這是雙(shuang)方最高效(xiao)、最充(chong)分理解彼此思(si)想，根據(jù)(ju)對(duì)方(fang)反饋及時(shí)糾正可能的理(li)解錯(cuò)誤，從而減少信息誤解，提升工作效率。而且(qie)面談的時(shí)候(hou)，可以察(cha)言觀色，根據(jù)交談對(duì)(dui)象的言行舉(ju)止，哪些話題對(duì)(dui)方感興趣，知道(dao)哪些話該(gai)說(shuō)，哪些話不該說(shuō)，哪些話可以點(diǎn)到(dao)為止，這里可以充分利用溝通(tong)技巧，將(jiang)你想要傳達(dá)的目標(biāo)，用對(duì)方能夠接受的方式去傳遞。這也是電話及郵(you)件(jian)等其他溝通工具(ju)不具備的最大的優(yōu)勢(shì)，因(yin)此建(jian)議大家在條件允許的前提(ti)下，盡量用面談的(de)形式探討問(wèn)題(ti)，尤其(qi)是參與人員不(bu)足夠了解項(xiàng)目的前期。
電話
電話溝通雖然不能想面談一(yi)樣實(shí)現(xiàn)(xian)全方位的溝通與交(jiao)流，但是它能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程(cheng)推進(jìn)事件進(jìn)(jin)展最快的工具，通話過(guò)程中可感受對(duì)方的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)等情感信(xin)息，把控溝通交流的節(jié)奏，通常幾句話，簡(jiǎn)單、直接、有效(xiao)，能讓對(duì)(dui)方最短時(shí)間的知曉事件進(jìn)展；根據(jù)事件進(jìn)展交流、溝(gou)通意見(jiàn)，對(duì)整個(gè)事件做(zuo)微調(diào)；督(du)促對(duì)方向前推進(jìn)某個(gè)(ge)環(huán)(huan)節(jié)(jie)，或提醒對(duì)方查看某個(gè)郵件或者(zhe)文(wen)件(jian)，加(jia)深對(duì)方對(duì)該事件的重視程度。它是(shi)介于面(mian)談及郵件(jian)溝通之間比較(jiao)好的折中方式。
郵(you)件
郵件溝通具備不易被對(duì)方及第(di)三方打擾，記錄事(shi)件發(fā)展過(guò)程(cheng)，易于轉(zhuǎn)發(fā)傳播，可追溯性強(qiáng)，可對(duì)信息深入思考、接收方與發(fā)送方不需要同一時(shí)間參與等優(yōu)點(diǎn)，但表達(dá)力有限，并不能及時(shí)有效的(de)傳達(dá)信息。除非雙方或多方已經(jīng)對(duì)溝通的信(xin)息達(dá)到高度(du)一致，否則很容(rong)易產(chǎn)生誤解。而且從溝通效率的角度來(lái)講，文字溝通本(ben)身就是時(shí)間殺(sha)手，需要嚴(yán)格(ge)控制。
百度
隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的普及，碎片化(hua)的信息傳播模式被大量人群接受(shou)，但作為(wei)職場(chǎng)人士，我(wo)們(men)應(yīng)該盡量(liang)避(bi)免這種低效而且容易引起誤解的(de)溝通方式。百度最好只作為一種輔助性的溝通手段，只建議以下兩(liang)種工作方式(shi)時(shí)使(shi)用百度，第一，在工(gong)作群中發(fā)一些簡(jiǎn)(jian)短的通知性信息；第二，多人遠(yuǎn)程視頻會(huì)(hui)議，第二種方式我個(gè)人用的情況較多(duo)，方便并節(jié)省(sheng)成本。而當(dāng)對(duì)方(fang)在百度端給你留言的時(shí)候，最高的效率選擇(ze)是(shi)“電話”，幾分鐘解決一個(gè)可能在百度上要耗費(fèi)半個(gè)小時(shí)或是更長(zhǎng)時(shí)間的議題。
百度
除了文字方式(shi)的及時(shí)(shi)通信外，還具備語(yǔ)音通(tong)信、視頻通信和(he)文件傳輸?shù)墓δ?，但是一?ban)我(wo)個(gè)人只用它的大文(wen)件(jian)傳輸功能，速度快(kuai)。
對(duì)(dui)各種溝通(tong)工具(ju)的使用建議：
·如果在同一個(gè)辦公環(huán)境中，應(yīng)盡量(liang)采用面談溝通+郵件備忘的溝通工具組合；
·十分重要的(de)項(xiàng)目且條件允許的前提下，應(yīng)盡量采用面談溝通+電話跟進(jìn)+郵件備忘的溝通工具組合；
·一般情況下點(diǎn)對(duì)點(diǎn)情況，應(yīng)盡(jin)量采用電話(hua)溝通+郵件備忘(wang)的溝通工具組合；
·條件不允許見(jiàn)面且需(xu)要開(kāi)(kai)會(huì)(hui)的時(shí)(shi)候，推薦百度多人視頻會(huì)議+郵件備忘的溝通工具組合；
·平時(shí)盡量少用百度及(ji)百度溝通，一來(lái)權(quán)重級(jí)(ji)別(bie)很低，很容易被(bei)對(duì)方忽視，二來(lái)容(rong)易分(fen)散注(zhu)意力(li)；
·在如下情況可(ke)以采用單獨(dú)的郵(you)件溝通形式：
1.通告性的發(fā)布內(nèi)容；
2.工作報(bào)告；
3.已經(jīng)口頭溝通過(guò)的且達(dá)成(cheng)一致的工(gong)作(zuo)內(nèi)(nei)容；
總而言之，世界上所有的各種溝通工具是為了讓你便利而生，面談、電話、郵(you)件、百度、百度這5項(xiàng)工具各有(you)各的各的優(yōu)(you)勢(shì)及作(zuo)用，巧用各種工具的組合，便能規(guī)(gui)避(bi)“溝通漏斗”，提升溝通效率。效率來(lái)自一點(diǎn)一滴的把控，把控自己的行為(wei)，把控自己的隨性(xing)。（來(lái)源：最佳管理智囊(nang) 作者：劉明偉）
