工作效(xiao)能(neng)專家托尼(ni)·施瓦(wa)茨是Energy Project公(gong)司的CEO。這家公司曾為包括索尼公司和美聯(lián)銀行在內(nèi)的一些大(da)型(xing)組織提供了咨詢和培訓(xun)服務，通過一個名為“能量(liang)管理計劃(hua)”的項目，幫助數(shù)千位領(lǐng)導人(ren)和管理者建立起良好的(de)習慣，科學(xue)地(di)管理他們的能量，而(er)非時間。
像短跑運動員一(yi)樣生活，而非(fei)馬拉(la)松運動員。這是你需要掌握(wo)的最基本(ben)的原則(ze)。
時間，是職場中人最感稀缺的(de)資源(yuan)。“高效人(ren)士”往往(wang)把時間安排的滿滿的，絕不浪費時(shi)間。每天(tian)都忙忙碌碌，總是在與時間賽跑，希望在最短的時間里干(gan)完最多工(gong)作(zuo)。就如很多(duo)經(jīng)(jing)理人每天工作12到(dao)14個小(xiao)時，很少(shao)正常吃飯，不是隨(sui)便抓點什(shen)么匆匆填進肚(du)子，就是坐(zuo)在辦公桌旁邊干邊吃(chi)；要么就是沒完沒(mei)了的(de)應酬(chou)，無法與家人共進晚餐；睡眠不足，沒有時間運動；心懷愧疚和不快，身心俱疲，這一切似乎已經(jīng)成了經(jīng)(jing)理(li)人的生活常態(tài)。
我們大多數(shù)人都用延長工作時間的方(fang)法來應(ying)對日(ri)益繁重的工(gong)作任務，這不可避免地影響(xiang)到我們的(de)身體、心理和情緒(xu)。就企業(yè)而言，這必將導致員工的工作積極性降(jiang)低、精力渙散、離職(zhi)率居高不下、醫(yī)(yi)療(liao)成本激增(zeng)。
如何更合理地安排工作，提高工作(zuo)效率，排遣精神壓力(li)，是每位管理者和員工共(gong)同關(guān)心的(de)話題。
提高(gao)你的專(zhuan)注力
工作效(xiao)能專家(jia)戴維·艾倫認(ren)為，影響工作效率的(de)最(zui)大阻礙是，人們對自己要辦的(de)事情缺乏切實的把握。他(ta)們既沒有(you)明確工(gong)作事項，也沒有具體落實，于是事情就一直縈繞在(zai)人們的心頭，既耗費(fei)精力，也造成了巨大的(de)精神壓力。實際(ji)上，大腦(nao)的主要功(gong)能是思考，而不是記事。所以，把想法從腦子里全部倒出來，列(lie)出一(yi)份(fen)清單，是非常重要的一步。
大(da)腦清空后，接下來需要把大任務分(fen)解成一個(ge)個較小的“下一步行動”，然后集中精力逐項落(luo)實。這種方法實際上是在創(chuàng)造人們做事的動(dong)機：我看(kan)到我想要的結(jié)果，我相信我能做到，也(ye)知道怎么做。
艾倫是暢銷書《搞(gao)定I：無壓工作的藝術(shù)(shu)》的作者。在書中，他論述了列出工作清單(dan)，然后逐項推進的效能管(guan)理方法。他的擁躉們將(jiang)這套方法(fa)稱為“GTD”。GTD方(fang)法的主要原則是，用記錄的方式將頭腦中的各種任(ren)務移出來，并且安排好下一步行動，從而做(zuo)到心無掛念，集(ji)中精力做(zuo)好手頭的事情。
GTD最大的用處是，干掉一件(jian)事是一件，把控時間(jian)的成就感就這么一點點(dian)的(de)積累起來、養(yǎng)成習慣(guan)之后成為一種高效(xiao)率的行為方式，對重建信心尤其是擺脫(tuo)忙忙碌碌卻一事無(wu)成那種挫敗抑郁感很(hen)有幫助。
管理能(neng)量，而非時間
工作效能專家(jia)托尼·施瓦茨是Energy Project公司的CEO。這家公司曾為包括索尼公司(si)和美聯(lián)銀行在內(nèi)的一些(xie)大型組織(zhi)提供了咨詢(xun)和培訓(xun)服務，通(tong)過一個名為“能量管理(li)計劃”的(de)項目，幫助數(shù)(shu)千位領(lǐng)(ling)導人(ren)和管理者建立起良好的習慣，科學地管理他們的能量，而非時間。最后(hou)的數(shù)據(jù)表明，參與該計劃的員工的績效表(biao)現(xiàn)(xian)均優(yōu)于(yu)對照組，高能量能夠創(chuàng)造出更高的績效(xiao)。
施瓦茨認為(wei)，延長工作(zuo)時間之所以不可取，是因為時間(jian)是一種有限的資(zi)源。相比之下，能(neng)量則(ze)不同。人的能量包括四個基(ji)本層面——身體、情緒、思維(wei)、精(jing)神。他建議人們合(he)理管理自(zi)己的能量，在一段時間的高度專注之后，要適當休息，做到能量的(de)平衡。
能量(liang)管理計劃首先從對體(ti)能的關(guān)注開始，因為一個好的身(shen)體能夠產(chǎn)生更多能量。誰都(dou)知道營養(yǎng)不良、缺少運動、睡眠(mian)不足和休息不夠會降(jiang)低人的基礎(chǔ)能量水平，削弱他們的情緒控制力和專注力。施瓦茨和他的同事幫助經(jīng)理(li)人制定一些(xie)能夠增強、恢復和補(bu)充體能的習慣，敦促他(ta)們規(guī)(gui)律飲食，按時(shi)作息，加強鍛(duan)煉。很多參與這一計劃的管(guan)理者都反映，隨著體能的增(zeng)強，他們的工(gong)作效率也有所提(ti)高。
該計劃的第二個關(guān)注點是情緒。施瓦茨認為不管(guan)外部壓力有多大，人們只要控制好自己(ji)的情緒，就可以提高能量的質(zhì)量。大(da)多(duo)數(shù)人都發(fā)現(xiàn)，當(dang)自己情緒愉(yu)快的時(shi)候，往往就是績效最高的時候。為做到這一點，除了注(zhu)意工間休(xiu)息，還應養(yǎng)成(cheng)三個簡(jian)單而有(you)效的習慣——深呼吸放松自己，向他人表達贊賞，并(bing)且換一種積極的方式來講述自己生活中發(fā)生的事件。事(shi)實證(zheng)明，積(ji)極的情緒能夠提高能量的質(zhì)(zhi)量水平。
該計劃的第三個(ge)關(guān)注(zhu)點是思想(xiang)，思想必須集(ji)中。許多高管認為，如果有一大堆任務擺在面前，就必須同時著手處理(li)，但實際上(shang)，這種做(zuo)法會降低工作效率。施瓦茨建議高管(guan)們制定一些(xie)習慣來減少科技給生活帶來的(de)無情干擾。比如(ru)：只在固定時段接發(fā)電子郵件，開會時不(bu)接聽電話(hua)，等等。集(ji)中注意力(li)，使高(gao)管們的能量不致分散，他們就能在較短(duan)的時間(jian)內(nèi)完成與過去相同(tong)的工作量。
該計劃的第四(si)個關(guān)注點是精神。施瓦茨認為，當人們的日常(chang)工作和活動與(yu)他們最為珍視的、能夠賦(fu)予他們意義(yi)感和目的感(gan)的東西相一(yi)致時，他們的精神能量就(jiu)會發(fā)揮作用(yong)。為此，人(ren)們需要理清優(yōu)先事項，并以此為準在三個方面制定(ding)習慣(guan)：做自己最擅長和最喜(xi)歡的工作；有意識地為生活中最重要的領(lǐng)域分配時間和精力，認真工作，關(guān)心家庭(ting)、健康和他人；此外，還要在日常行為中奉行自己(ji)的核心價值觀。
施瓦茨是(shi)一個嚴格自律的人，他強調(diào)要建立一套積極的程序，有意(yi)識地修(xiu)正自己(ji)的行為。比如，他會把最重(zhong)要的工作放在一早(zao)就做，因為這個時(shi)候人(ren)休息得最充分，注意力也最集中。而90%的人一上班就查收電子郵件，這等于把工作安排的主動權(quán)交給了別人。為了避免受到(dao)電子郵件的干擾，一個人應該定期處理自己的郵(you)箱，這樣可以避免郵件經(jīng)常干擾我們(men)的日常工作。
施瓦茨認為，為了有(you)效地給員工補充能量，組織的著眼點必須從“向員工索取更多(duo)”轉(zhuǎn)(zhuan)移到“為員工付出更多(duo)”，這樣，他們才會鼓足干勁，才能為每(mei)天的工作投入更多。
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建立個人精(jing)力管理模型
第一步：根據(jù)你的精(jing)力周期細分全(quan)天的時間。
必須要承認(ren)，人在一天不同的時間段中，精力(li)水平(ping)是不一樣的。你首先要做的就是(shi)劃分出你的“優(yōu)質(zhì)、中質(zhì)、低質(zhì)”時間段，之(zhi)后才能將不同難度(du)的事情(qing)安排(pai)到(dao)不同精力(li)水平的時間段中去(qu)。
第二(er)步：為你的每個時間(jian)段確定一個虛擬的精力總值。
根據(jù)這個時間段的長短(duan)，和一定(ding)的標準(例如十五分鐘對應一個0.5的精力值，半小時對應一個(ge)1的精力值等)，為(wei)這個時間段建立一個總(zong)體數(shù)值。
第三步：定義事務的精力(li)消耗值。
每完成一件事情，都需要消耗你的時間和精(jing)力，但是消耗的多少是有區(qū)別的。你需(xu)要定(ding)義精力消(xiao)耗的等級。(注意定義的等級盡量簡單，不(bu)要有太多等級。)
有一些事情做完以后不會消減你的精力，反而會提升你的精力，例(li)如你做了(le)一(yi)件自己特別喜歡的事情，或者是一個放松休閑的事情。不過根據(jù)我的經(jīng)驗，這種小(xiao)小的精力提(ti)升不會特別多。
你只需要用各個時間段(duan)的精力總(zong)值，減去事務的精力消耗值，就可以估算出剩余(yu)精(jing)力，就可以知道自己這個時間段是(shi)不是能做得完這(zhe)么多事情(相減(jian)為負，當然就意味著(zhe)你做不了這么多(duo)事情；相減為正，就(jiu)可以(yi)繼續(xù)在這個時間段內(nèi)(nei)安排事情)。
第四步：在合適的(de)軟件上分配你的待完成事務。
把上面定(ding)義的分(fen)類體系移植到一個合適的時間管理軟件中，你就可以開始實際的操作了。
選擇時間管理軟件的標準：
1、全平臺(tai)的軟件(jian)是首先考慮的(即有pc版本、mac版本、手機版本(ben)、網(wǎng)頁版本)。
2、不能(neng)實現(xiàn)網(wǎng)絡同步功能的(de)時間管理軟(ruan)件都不(bu)要選擇。
3、至少有3類以上能夠(gou)自己定義(yi)的分類信息(xi)。
4、“任務(task)”和“日歷(calendar)”不是一回事，別選錯了軟件(jian)類型。
5、快捷第一原則。記錄下一個任務(wu)需要(yao)點擊的按鈕(niu)越少(shao)越好，理想情況在3次(ci)以內(nèi)。
